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在接待中，使用得体的接待用语通常要做到四有：
有分寸
这是保证语言得体、有礼貌的根本所在。具体而言，就是不与来客聊健康状况、宗教信仰、东西价钱、过时新闻、玩笑闲话等话题。
有礼节
日常生活中，我们有五个最常见的礼节词语，它表达了人们交际中的问候、致谢、致歉、告别、回敬这五种礼貌。问候是您好，告别是再见，致谢是谢谢，致歉是对不起。回敬是对致谢、致歉的回答，如没关系、不要紧、不碍事之类。
有教养
尊重和谅解别人，是有教养的人的重要表现。比如在接待投诉的客人时，文秘人员不能以一种很不耐烦甚至是厌恶的态度待客，这样只能将矛盾更加尖锐化。文秘人员应该尽量去理解客人的情感，做一个好的倾听者，以周到和热情的服务安抚客人的情绪。
有学识
有学识是建立在知识和涵养的基础上，作为文秘人员，需要尽可能涉猎多领域的知识，并且在待人接物时能够运用这些知识，显示自己的涵养。以接待投诉客人为例，客人的投诉可能是针对公司的产品或服务，文秘人员应该对本公司的业务有充分的了解，以专业的知识为客人提供可能的问题解决方案。
除了日常生活中的用语之外，文秘人员在接待工作中的常用语如下：如果表示欢迎的时候使用欢迎光临；表示承诺时使用我明白您的意思了；衷心表达歉意时使用十分抱歉；表示过意不去时使用不好意思；表示需要对方等待时使用您能稍微等一下吗；让对方等候了一段时间时使用让您久等了。对于一些刚刚上岗的新人，在接待工作中用语不当的情况时有发生。除了过于口语化之外，还有其他五种常见的用语不当情况：
一、主客不分
职场用语中有些词语是带有主客关系的，有些只能由来客使用，如拜访贵公司、我有幸拜读等；有些则只能由文秘人员使用，如光临敝公司、请您过目等。这些词语用错了容易闹笑话。尤其是作为新任员工，更是容易犯这样的错误，比如，在接待的时候我们可能会听到这样的对话，客人询问：请问您贵姓？文秘人员不应回答：贵姓李。，而应回答免贵姓李。如果文秘人员说：请问您拜访敝公司有何事？也是不对的，对来客的来访应使用如莅临、光临这样的字眼，拜访应是来客所使用的语言。这种主客不分的情况容易造成一些笑话，更会让来客觉得文秘人员缺乏专业水准。
二、过于随便
有时候，来访的客人可能和文秘人员比较熟悉，为了显示自己与来客亲近之意，有的文秘人员就会显得比较随便，甚至问及一些涉及隐私或者禁忌的事，比如一见面就问对方跟朋友吹了没有，或是现在还吃不吃中药这类的话语，即使是很熟的客人，听到这种问候也会觉得不快。在公共场合，面对熟悉的客人，要尊重他们，顾念他们的感情。
三、过于郑重
有句话叫过犹不及，在接待工作中这句话也同样适用。对于见过多面的客人，中国乃礼仪之邦，凡事总讲个礼字，人们总认为礼多人不怪。可是在有的场合中，说话过于郑重却并非好事。尤其是在接待外宾的场合，根据对方的习俗，相应地称呼对方，例如，接待来自美国和欧洲的客人，对方可能更喜欢别人称呼自己的名字，就不必一直郑重其事地称呼对方XX先生或XX女士。
四，使用公司的专业术语
公司的专业术语经常是一串文字的缩写或是代表特殊技术，比如对来客提到TQ（Total Quality全面质量）、CPU（电脑的中央处理器）、FCA（贸易术语，交至承运人）等等。对来客使用这些用语，除了对方可能听不懂之外，还隐含了强迫对方认同专业的炫耀心理，可能会让对方感到不受尊重。
五、使用口头禅
有些口头禅只属于某些文化族群才懂，比较适合非正式的场合。如真的假的不是吧杯具了等等。作为公司员工，跟客人沟通，要尽量避免这些口头禅出现，以免造成对方尴尬、误会或是满头雾水，从而影响个人形象与公司形象。
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